建立公司知识产权台账：从正在使用的作品与权利资料开始
内部台账帮助说明企业正在使用什么
市场团队保存图片，IT团队保存程序，生产团队保存产品设计，权利资料可能分散在不同位置。内部知识产权台账是把作品与文件及负责人关联起来，并非向政府机构申请注册，也不会自动让公司取得权利。可从正在使用及即将投入使用的作品开始，不必等到收齐组织内每个文件。
将资产清单与权利结论分开
WIPO说明，知识产权审计既涵盖企业拥有的资产，也涵盖企业正在使用的资产，因此可在盘点项目时同步核查权利证据。建议每项记录内部名称、作品类型、版本或日期及使用位置，例如网站上的一组图片。创作者、委托方、文件所载权利人和文件审核人应分栏填写。权利人尚未确认时，应标记待核查，不能因为文件存在公司电脑中就填写公司名称。
让证据能追溯到具体作品
为每项分配编号，关联实际保存的源文件、交付记录、协议或许可资料，并注明版本及存储位置。例如，产品照片由承包方提供，装饰图片则从另一来源购买，应分别记录并附各自证据，不能因为放在同一活动文件夹中就认定为同一组权利。仅有收据或高分辨率文件，不足以让团队自行判断权利范围。
记录已核查用途及待问事项
增加拟用途、参考文件、已发现条件和待答问题等栏位。例如，是仅用于网站还是也用于广告？能否交给新的承包方修改？应由负责人员根据该项目文件核查后再使用结论。未知事项标记为尚未确认，不要假定一次购买涵盖所有渠道、所有期限和集团内所有公司。
指定管理员及重新核查的触发事项
每项应有资料管理员、联系方式及组织设定的复查日期。内部复查日期应与文件中的权利终止日期或行动日期分开，后者须另行确认。品牌改名、更换制作方、增加发布渠道或收到新版权利文件，都可能触发复查。保留修改历史，并按职责限制保密证据的访问，不要把全部文件放在公开链接中。
把台账用于规划，而不是当作权利证明
向Chawinnix咨询时，可携带实际使用项目、已有证据及待核查栏位，为公司服务范围内的知识产权规划与注册提供基础。优先整理即将推出或继续用于重要活动的作品，以便提前发现核查事项。台账有助于减少遗漏，但不能替代个案权利或注册资格评估。涉及争议时，应另向相关顾问寻求处理。
