启用e-Tax Invoice前，如何梳理公司的单据流程？
先梳理单据流转，而非仅把纸张变成文件
选择e-Tax Invoice系统前，可追踪一笔样例交易，从销售收集资料一直到会计能够检索。谁录入、谁检查、谁发送、出问题由谁修正，应在实际启用前明确。本文提出内部流程准备方法，并非申请指南，也不确认企业已经有权开具电子税务单据。
先确认适用方式与资格
税务局概览将e-Tax Invoice与e-Receipt流程中的制作、交付、数据报送及保存分开说明。ETAX Service页面也介绍了可能变化的企业状态核查。因此，配置系统前，应由税务负责人确认拟采用方式及现行要求。不能假定每份通过邮件发送的PDF都是合规e-Tax单据，也不能认为所有渠道的步骤完全一样。
制作单据前明确数据责任
列出实际使用的信息，如购买方身份和资料、分支机构、商品及服务、日期和相关金额，再为每栏指定来源与审核人。例如销售在销售系统更改了购买方名称，会计却仍从另一个系统读取旧名称，应约定哪个数据版本已经确认、在哪个源头修改，而不是只改最终文件，导致同一交易在各系统不一致。
将客户交付状态与数据报送状态分开
工作队列应按实际系统区分待审核、已制作、交付购买方、通过所选渠道报送以及保存相关证据。点击发送不能代替所有阶段成功的证据。应请开发人员说明哪些回执可以核查，以及谁负责处理错误，不要仅因没有警告信息便推定成功。
推广至全部交易前先测试异常
除正常情况外，准备获准使用的测试资料，涵盖购买方邮箱错误、重要资料缺失、重复记录或报送失败。检查谁能发现问题、谁修正，以及如何确认修正不会产生重复单据。已开具单据需要更正时，应由税务负责人确定该情形的正确方法，不能为了让队列看起来整齐而删除历史或覆盖原文件。
以可检索证据验收系统
让团队使用获准的实际用户权限，检索一笔交易及其源数据、发送状态和相关历史。约定人员换岗后的维护责任以及未解决错误的复查方法，不要仅按磁盘空间便利决定保存期限。可携带流程图、数据清单和测试案例，向Chawinnix咨询税务及业务系统建设。软件准备与税务要求应同时核查，不能相互替代。
