ก่อนใช้ e-Tax Invoice จัดขั้นตอนเอกสารในบริษัทอย่างไร
เริ่มจากเส้นทางเอกสาร ไม่ใช่เพียงเปลี่ยนกระดาษเป็นไฟล์
ก่อนเลือกระบบ e-Tax Invoice ให้ตามเอกสารตัวอย่างหนึ่งรายการตั้งแต่ฝ่ายขายรับข้อมูลจนฝ่ายบัญชีค้นคืนได้ ใครกรอก ใครตรวจ ใครส่ง และใครแก้เมื่อมีปัญหา ควรตอบได้ครบก่อนเริ่มใช้งานจริง บทความนี้เสนอวิธีเตรียมกระบวนการภายใน ไม่ใช่คู่มือสมัครหรือยืนยันว่ากิจการมีสิทธิออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้ว
ตรวจรูปแบบและสิทธิที่ใช้ก่อนออกแบบงาน
คู่มือกรมสรรพากรแยกการจัดทำ ส่งมอบ นำส่งข้อมูล และเก็บรักษาไว้ในกระบวนการ e-Tax Invoice & e-Receipt ส่วนหน้า ETAX Service อธิบายการตรวจสถานะผู้ประกอบการที่อาจเปลี่ยนแปลงได้ จึงควรให้ผู้รับผิดชอบภาษียืนยันรูปแบบที่กิจการจะใช้และข้อกำหนดปัจจุบันก่อนตั้งค่าระบบ ไม่ถือว่า PDF ที่ส่งทางอีเมลทุกฉบับเป็น e-Tax ที่ถูกต้อง หรือว่าขั้นตอนของทุกช่องทางเหมือนกัน
กำหนดเจ้าของข้อมูลก่อนสร้างเอกสาร
ทำรายการข้อมูลที่ใช้จริง เช่นชื่อและข้อมูลผู้ซื้อ สาขา รายการสินค้าและบริการ วันที่ และยอดที่เกี่ยวข้อง แล้วระบุแหล่งข้อมูลกับผู้ตรวจแต่ละช่อง ตัวอย่างสมมติคือฝ่ายขายแก้ชื่อผู้ซื้อในระบบขาย แต่บัญชียังดึงชื่อเก่าจากอีกระบบ ควรตกลงว่าชุดใดเป็นข้อมูลที่ยืนยันแล้วและแก้ที่ต้นทางใด ไม่ให้พนักงานแก้เฉพาะไฟล์ปลายทางจนข้อมูลของรายการเดียวกันไม่ตรงกัน
แยกสถานะส่งให้ลูกค้ากับสถานะนำส่งข้อมูล
ในหน้าติดตามงาน ควรแยกเอกสารที่รอตรวจ เอกสารที่จัดทำแล้ว การส่งมอบให้ผู้ซื้อ การนำส่งตามช่องทางที่เลือก และการจัดเก็บหลักฐานตามที่เกี่ยวข้องกับระบบจริง การกดส่งในซอฟต์แวร์ไม่ควรถูกใช้แทนหลักฐานว่าทุกขั้นสำเร็จ ขอให้ผู้พัฒนาระบุว่ามีผลตอบรับใดให้ตรวจ และให้ใครรับรายการผิดพลาด โดยไม่สร้างสถานะสำเร็จจากการไม่มีข้อความเตือนเพียงอย่างเดียว
ทดลองกรณีผิดพลาดก่อนเปิดใช้กับทุกรายการ
นอกจากกรณีปกติ ให้เตรียมข้อมูลทดสอบที่อนุญาตสำหรับอีเมลผู้ซื้อไม่ถูกต้อง ข้อมูลสำคัญขาด รายการซ้ำ หรือการนำส่งไม่สำเร็จ ตรวจว่าใครเห็นปัญหา ใครแก้ และจะตรวจได้อย่างไรว่าการแก้ไม่สร้างเอกสารซ้ำ หากต้องแก้เอกสารที่ออกแล้ว ให้ผู้รับผิดชอบภาษีกำหนดวิธีที่ถูกต้องสำหรับกรณีนั้น ไม่ลบประวัติหรือเขียนทับไฟล์เดิมเพียงเพื่อให้รายการดูเรียบร้อย
รับระบบจากหลักฐานที่ค้นกลับได้
ให้ทีมทดลองค้นเอกสารหนึ่งรายการพร้อมข้อมูลต้นทาง สถานะการส่ง และประวัติที่เกี่ยวข้องด้วยสิทธิ์ผู้ใช้งานจริงที่อนุญาต ตกลงผู้ดูแลเมื่อคนเปลี่ยนหน้าที่และวิธีทบทวนข้อผิดพลาดค้าง โดยไม่กำหนดระยะเวลาเก็บรักษาจากความสะดวกของพื้นที่ดิสก์ สามารถนำผังงาน รายการข้อมูล และกรณีทดสอบไปปรึกษา Chawinnix เรื่องการวางระบบภาษีและระบบธุรกิจได้ ความพร้อมด้านซอฟต์แวร์ต้องตรวจควบคู่กับข้อกำหนดภาษี ไม่ใช่สิ่งที่แทนกันได้
