จัดทะเบียนทรัพย์สินทางปัญญาของบริษัท เริ่มจากผลงานและสิทธิ์ที่ใช้อยู่
ทะเบียนภายในช่วยตอบว่ากำลังใช้อะไรอยู่
เมื่อทีมการตลาดมีภาพ ทีมไอทีมีโปรแกรม และทีมผลิตมีแบบสินค้า ข้อมูลสิทธิ์มักอยู่คนละที่ การจัดทะเบียนทรัพย์สินทางปัญญาภายในคือการเชื่อมรายการงานกับเอกสารและผู้รับผิดชอบ ไม่ใช่การยื่นจดทะเบียนต่อหน่วยงานรัฐ และไม่ได้ทำให้บริษัทเป็นเจ้าของสิทธิ์โดยอัตโนมัติ จุดเริ่มต้นควรเป็นงานที่ธุรกิจใช้อยู่จริงและงานที่กำลังจะนำออกใช้ โดยไม่ต้องรอรวบรวมทุกไฟล์ในองค์กรให้ครบก่อน
แยกรายการงานออกจากข้อสรุปเรื่องสิทธิ์
WIPO อธิบายว่าการตรวจสอบทรัพย์สินทางปัญญาครอบคลุมทั้งสิ่งที่ธุรกิจเป็นเจ้าของและสิ่งที่ใช้งาน จึงควรสำรวจรายการพร้อมตรวจหลักฐานสิทธิ์ ในทะเบียนที่เสนอให้ใช้ ให้หนึ่งรายการระบุชื่องานภายใน ประเภทงาน รุ่นหรือวันที่ และจุดที่นำไปใช้ เช่นภาพชุดหนึ่งบนเว็บไซต์ แยกช่องผู้สร้าง ผู้ว่าจ้าง ผู้ถือสิทธิ์ตามเอกสาร และผู้ตรวจเอกสารออกจากกัน หากยังไม่ยืนยันผู้ถือสิทธิ์ให้ใช้สถานะรอตรวจ ไม่เติมชื่อบริษัทเพราะไฟล์อยู่ในเครื่องของบริษัท
เชื่อมหลักฐานให้ย้อนกลับถึงงานชิ้นนั้น
กำหนดรหัสรายการแล้วเชื่อมไปยังไฟล์ต้นฉบับ เอกสารส่งมอบ ข้อตกลง หรือหลักฐานอนุญาตที่มีจริง โดยระบุฉบับและตำแหน่งจัดเก็บ ตัวอย่างสมมติคือภาพสินค้าได้จากผู้รับจ้าง แต่ภาพตกแต่งประกอบซื้อมาจากอีกแหล่ง ควรแยกสองรายการพร้อมหลักฐานของแต่ละแหล่ง ไม่รวมเป็นสิทธิ์ชุดเดียวเพราะอยู่ในโฟลเดอร์แคมเปญเดียวกัน การมีใบเสร็จหรือไฟล์ความละเอียดสูงอย่างเดียวไม่เพียงพอให้ทีมสรุปขอบเขตสิทธิ์เอง
บันทึกการใช้ที่ตรวจแล้วและเรื่องที่ยังต้องถาม
เพิ่มช่องการใช้งานที่ต้องการ เอกสารที่ใช้อ้างอิง เงื่อนไขที่ตรวจพบ และคำถามค้าง เช่นจะใช้บนเว็บไซต์เท่านั้นหรือรวมสื่อโฆษณา จะให้ผู้รับจ้างรายใหม่แก้ไขได้หรือไม่ ให้ผู้มีหน้าที่ตรวจตอบจากเอกสารเฉพาะรายการก่อนนำข้อสรุปไปใช้ หากยังไม่ทราบให้บันทึกว่ายังไม่ยืนยัน ไม่ตีความว่าการซื้อครั้งเดียวครอบคลุมทุกช่องทาง ทุกระยะเวลา และทุกบริษัทในกลุ่ม
ตั้งผู้ดูแลและเหตุที่ต้องกลับมาทบทวน
แต่ละรายการควรมีคนดูแลข้อมูล ช่องทางติดต่อ และวันทบทวนที่องค์กรกำหนด แยกวันตรวจภายในออกจากวันสิ้นสุดสิทธิ์หรือวันดำเนินการตามเอกสารซึ่งต้องยืนยันอีกครั้ง เหตุให้เปิดรายการมาตรวจใหม่อาจเป็นเปลี่ยนชื่อแบรนด์ จ้างผู้ผลิตรายใหม่ เพิ่มช่องทางเผยแพร่ หรือได้รับเอกสารสิทธิ์ฉบับใหม่ เก็บประวัติการแก้ไขและจำกัดการเข้าถึงหลักฐานที่เป็นความลับตามหน้าที่ ไม่วางเอกสารทั้งหมดไว้ในลิงก์สาธารณะ
ใช้ทะเบียนเป็นฐานวางแผน ไม่ใช่ใบรับรองสิทธิ์
เมื่อเตรียมปรึกษา Chawinnix ให้นำรายการที่ใช้งานจริง หลักฐานที่พบ และช่องที่ยังรอตรวจมาประกอบการวางแผนทรัพย์สินทางปัญญาและการจดทะเบียนตามบริการของบริษัท เริ่มจากงานที่จะเปิดตัวหรือใช้ต่อในกิจกรรมสำคัญ เพื่อให้เห็นสิ่งที่ต้องตรวจล่วงหน้า ทะเบียนช่วยลดข้อมูลตกหล่น แต่ไม่แทนการประเมินสิทธิ์หรือคุณสมบัติการจดทะเบียนรายกรณี หากเป็นข้อพิพาทต้องแยกไปพิจารณากับผู้ให้คำปรึกษาที่เกี่ยวข้อง
