打造能支撑增长、经得起审计的会计体系
好的会计体系不只是用来报送财务报表，更是管理层真正能用来做决策的信息来源。许多企业发现，数字出来得太晚，已经派不上用场；或者拿到了，也不太敢相信。本文总结了整理会计体系的方法，让数据既可靠，又能随时经得起审计。
会计体系开始跟不上业务的信号
- 上个月的盈亏，要过将近两个月才知道
- 要等会计部门汇总好几天，才能回答一个简单的问题
- 销售部门和会计部门给出的销售额经常对不上
- 不知道哪些产品或服务真正赚钱
- 查找以往的单据时找不到，或者花费的时间过长
这些症状通常不是会计团队能力的问题，而是因为数据结构和流程从一开始就没有设计好。
1. 企业资金与个人资金彻底分开
这一点听起来很基础，却是许多由个人独资经营发展起来的企业诸多问题的根源。个人收支一旦混入企业账目，财务报表就无法反映真实的经营业绩，接受审计时也难以解释。
应采取的做法是：使用各自独立的银行账户，明确规定股东支取款项的方式，并按正确的类别入账。
2. 会计科目表应反映真实业务
软件自带的标准会计科目表，往往与企业的业务特点不符，结果大量款项都堆在“其他费用”科目里，对决策毫无帮助。
设计会计科目表，应从管理层想要回答的问题出发，例如：每条服务线的成本是多少？各渠道的营销费用是否划算？然后再设置明细科目或附加维度，以便回答这些问题。
需要注意的是，不要细到让团队经常记错账。合适的细化程度，是仍能持续准确记账的程度。
3. 单据要从源头就齐全
审计时发现的问题，几乎都可以追溯到源头：交易发生时单据就不齐全。几个月后再回头补收，不仅困难，有时甚至根本做不到。
很有帮助的做法是明确规定：每类交易需要哪些单据、由谁保管、存放在哪里；然后把提交单据作为请款付款流程的一部分，而不是事后再去追补的工作。
4. 结账要快到足以支持决策
来得太迟的数据，等于没有数据。对中型企业来说，切实可行的目标是在次月的前两到三周内完成月度结账。
要做到这一点，就需要把工作从月底分散出去，例如每周进行银行对账，而不是等到最后一次性处理；并提前通知各部门单据提交的截止日期。
5. 在日常工作中就为审计做好准备
准备充分的企业，并不是在接受审计时才额外加班，而是从一开始就把工作做对，因此不需要额外准备太多。有帮助的做法包括：
- 将单据存放在可按交易编号或往来单位回溯检索的系统中
- 在入账时就记录异常交易的原因，而不是事后才来解释
- 定期对重要科目进行对账，例如现金、银行存款、应收账款、应付账款和存货
- 对需要审批的交易，将审批凭据与之一并保存
检查清单
- 企业的银行账户是否已与个人账户分开？
- 会计科目表能否回答管理层决策时关心的问题？
- 每类交易是否都有明确的单据要求？
- 月度结账需要几天完成？在哪个环节卡住？
- 重要科目是否每月都完成对账？
调整会计体系不必一次到位。先从最大的瓶颈下手，例如结账周期或单据归档，往往几个月内就能见效，也会让下一步的改进更容易。