รับ e-Tax Invoice แล้ว ตรวจลายมือชื่อดิจิทัลต่างจากดูรูปลายเซ็นอย่างไร
กำหนดก่อนว่ากำลังตรวจเอกสารรูปแบบใด
เมื่อได้รับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หน้าตาที่เหมือนเอกสารกระดาษไม่ได้บอกว่าลายมือชื่อดิจิทัลผ่านการตรวจแล้ว บทความนี้พูดถึง e-Tax Invoice & e-Receipt ที่ใช้ลายมือชื่อดิจิทัลและใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ใช่การนำขั้นตอนเดียวไปใช้กับ PDF ทุกฉบับหรือระบบประทับรับรองเวลาโดยอัตโนมัติ ให้ผู้รับผิดชอบภาษียืนยันช่องทางและรูปแบบที่กิจการรับอยู่ก่อนกำหนดวิธีตรวจ
รูปลายเซ็นกับผลตรวจเป็นคนละข้อมูล
คู่มือกรมสรรพากรแสดงว่ารูปลักษณ์ลายมือชื่อบน PDF อาจแสดงหรือไม่แสดงก็ได้ จึงไม่ควรใช้การเห็นภาพลายเซ็นเป็นหลักฐานว่าการลงลายมือชื่อดิจิทัลถูกต้อง ให้เปิดไฟล์ต้นฉบับด้วยเครื่องมือที่รองรับการตรวจและดูรายละเอียดลายมือชื่อกับใบรับรอง ไม่สรุปว่าไฟล์ไม่มีการลงลายมือชื่อเพียงเพราะมองไม่เห็นภาพ และไม่ถือว่าตราประทับที่แปะบนเอกสารแทนผลตรวจได้
เก็บไฟล์ที่รับมาแยกจากสำเนาทำงาน
สร้างขั้นตอนรับเข้าให้เก็บไฟล์เดิมพร้อมข้อมูลช่องทางและวันที่ได้รับ แล้วแยกสำเนาที่ใช้ทำงานออกจากต้นฉบับ การพิมพ์แล้วสแกนหรือแปลงไฟล์เพื่อรวมเอกสารไม่ควรถูกใช้แทนต้นฉบับที่ต้องตรวจลายมือชื่อ ระบุให้ชัดว่าผลตรวจที่บันทึกเป็นของไฟล์ใด หากได้รับไฟล์ใหม่จากผู้ออก ให้เก็บความสัมพันธ์กับรายการเดิมโดยไม่เขียนทับจนแยกไม่ออกว่าตรวจฉบับใดไปแล้ว
อ่านสถานะและสาเหตุ ก่อนตัดสินผล
สำหรับ PDF ให้ดูแผงลายมือชื่อและคุณสมบัติลายมือชื่อ รวมถึงผลเรื่องการเปลี่ยนแปลงเอกสารและข้อมูลใบรับรอง เช่น เจ้าของและผู้ออกใบรับรอง ตามเครื่องมือที่ใช้งาน หากผลยังยืนยันไม่ได้ ให้บันทึกข้อความที่แสดงจริง ชื่อเครื่องมือและเวลา แล้วส่งให้ฝ่าย IT หรือผู้ออกเอกสารตรวจต่อ ผลไม่ทราบสถานะยังไม่ใช่ข้อสรุปว่าเอกสารปลอม และไม่ควรเปลี่ยนค่าความเชื่อถือทั้งหมดเพียงเพื่อให้เครื่องหมายเตือนหาย
ผ่านการตรวจลายมือชื่อ ยังต้องตรวจข้อมูลบัญชี
แม้เครื่องมือแสดงผลลายมือชื่อผ่าน ฝ่ายบัญชียังต้องตรวจว่ารายการตรงกับธุรกรรมจริงหรือไม่ เช่น ผู้ซื้อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สาขา รายการและยอดที่เกี่ยวข้อง แยกสถานะตรวจลายมือชื่อออกจากสถานะตรวจข้อมูลและการพิจารณาภาษี ตัวอย่างสมมติคือไฟล์ลงลายมือชื่อถูกต้องแต่ระบุผู้ซื้อผิดบริษัท ควรส่งเข้ากระบวนการแก้ไขที่ผู้รับผิดชอบกำหนด ไม่ถือว่าผลทางเทคนิคยืนยันสิทธิภาษีแทนทุกขั้นตอน
ออกแบบทางรับข้อยกเว้นให้ค้นย้อนหลังได้
เมื่อนำงานนี้ไปหารือกับ Chawinnix ให้เตรียมผังรับไฟล์ จุดตรวจ ผู้รับรายการผิดพลาด และวิธีเชื่อมผลตรวจกับเอกสารที่เก็บไว้ ทดลองทั้งกรณีปกติและกรณีตรวจไม่ได้ด้วยข้อมูลทดสอบที่อนุญาต กำหนดว่าใครติดต่อผู้ออกและใครปิดรายการเมื่อได้คำตอบ โดยไม่ส่งเอกสารลูกค้าจริงเข้าเครื่องมือภายนอกที่ยังไม่ได้รับอนุญาต ระบบที่ดีควรช่วยให้ทีมตามเหตุและหลักฐานได้ ไม่สร้างสถานะผ่านจากการไม่มีคนรับงานต่อ
