按箱采购、按件销售：ERP商品单位如何准备
商品名称相同，库存数量仍可能含义不同
按箱采购、按件销售的企业，在把数据连接到ERP之前，应先统一数量的含义。如果数量字段只发送数字2而没有单位，接收方无法知道是两箱还是两件。这与重复交易不同：即使只成功提交一次，也可能记入错误数量。因此，应先建立各部门共同使用的商品定义，再测试采购、销售和仓储流程。
先明确商品，再定义单位
列出商品编码、名称、分别销售的型号或尺寸，以及各部门实际使用的单位。不要因为名称相似，就立即把商品合并为一个编码。Microsoft介绍的商品资料包括标识、描述、属性、单位及换算。这一思路可用于向所选系统提出问题，并不表示所有软件结构相同，也不表示企业必须使用某一种产品。
按实际商品制定换算规则
假设商品A每箱12件，收到两箱就是24件；卖出5件且没有其他变动后，剩余19件。这个计算只有在包装数量正确时才成立。另一种商品或新的包装版本，每箱数量可能不同，因此不能对所有商品统一设定一箱等于12件。应由商品负责人根据实际资料确认换算关系，并始终在单据中标明单位。
明确修改责任及对历史数据的影响
约定谁申请新增编码、谁核查单位、谁批准换算，以及哪个系统是已确认资料的来源。包装数量改变时，应向管理员确认如何使用新编码或版本，以及历史交易是否保留原有含义。不要只为使今日库存对上，就覆盖换算规则而不检查历史影响。涉及小数单位的商品，还需规定舍入方式并确认实际流程支持。Microsoft指南也将换算规则和小数精度列为需要定义的设置。
从收货到退货完整测试
使用模拟数据测试按箱收货、按件销售、部分退货及不同包装数量的情形。让销售、仓库和会计人员带着单位核对同一数量，而不只看可能采用不同单位的报表总数。在上述例子中，如果已售商品退回2件并全部重新入库，余额就是21件。记录预期与实际结果，并包括系统现行的退货审批流程。
先做一张可核查的小表
选择单位问题具有代表性的商品，整理编码、采购单位、销售单位、库存单位、换算关系及确认人，再据此与Chawinnix讨论会计、ERP和企业系统服务。初期讨论无需提供真实客户数据库。验收标准应涵盖单位显示、换算和修改历史。商品编码齐全，并不能替代对各项业务中数量含义一致性的核查。
