ใบแจ้งหนี้ตรงใบสั่งซื้อ แต่รับของไม่ครบ ระบบ ERP ควรตรวจอย่างไร
ราคาเหมือนกัน ยังไม่ตอบว่าได้รับของครบ
ใบแจ้งหนี้ที่มีราคาเท่าใบสั่งซื้ออาจยังมีจำนวนมากกว่าของที่รับจริง หากทีมบัญชีเห็นเฉพาะสองเอกสารนี้ จุดค้างอาจถูกข้ามไปก่อนอนุมัติรายการ การเทียบเอกสารสามทางหรือ three-way matching เพิ่มข้อมูลรับสินค้าเข้ามาในกระบวนการ บทความนี้ชวนออกแบบการตรวจใน ERP ให้ตรงงานขององค์กร ไม่ได้กำหนดสิทธิชำระเงินตามสัญญาหรือวิธีภาษีของแต่ละกรณี
แยกสิ่งที่สั่ง สิ่งที่รับ และสิ่งที่เรียกเก็บ
ใบสั่งซื้อบอกข้อมูลที่ตกลงสั่ง ส่วนรายการรับสินค้าบอกสิ่งที่บันทึกว่ารับแล้ว และใบแจ้งหนี้บอกสิ่งที่ผู้ขายเรียกเก็บ เอกสาร Microsoft Dynamics 365 Finance อธิบายการเทียบสามทางว่าเทียบราคากับใบสั่งซื้อตามเกณฑ์ผลต่าง และเทียบจำนวนในใบแจ้งหนี้กับรายการรับที่จับคู่ไว้ การตั้งค่าจริงขึ้นกับผลิตภัณฑ์และนโยบาย ไม่ใช่ทุกโปรแกรมจะทำเหมือนกันเมื่อเปิดชื่อเมนูคล้ายกัน
ลองกรณีสั่งสิบแต่รับเพียงหก
ตัวอย่างสมมติ สั่งสินค้า 10 ชิ้นในราคาเดียวกัน แต่รับและบันทึกเพียง 6 ชิ้น ก่อนมีใบแจ้งหนี้ 10 ชิ้น แม้ราคาต่อชิ้นตรงก็ยังต้องตรวจส่วนต่างจำนวน 4 ชิ้น ให้ถามว่าของยังมาไม่ถึง รับแล้วแต่ยังไม่บันทึก หรือจับคู่เอกสารผิด อย่าเพิ่มยอดรับเป็น 10 เพียงเพื่อให้หน้าจอผ่าน หากมีเงื่อนไขชำระล่วงหน้าหรือเงื่อนไขพิเศษ ให้แยกเข้ากระบวนการที่ผู้มีอำนาจกำหนด
กำหนดคนแก้ผลต่างและคนอนุมัติให้ชัด
จัดหน้าที่ว่าทีมใดตรวจการรับจริง ทีมใดตรวจราคาที่ตกลง และใครอนุมัติข้อยกเว้น พร้อมเหตุผลและเอกสารที่ต้องแนบ เกณฑ์ยอมรับผลต่างต้องผ่านการกำหนดขององค์กร ไม่คัดลอกเปอร์เซ็นต์จากตัวอย่างคู่มือมาใช้ทันที การแจ้งเตือนควรพาไปหาต้นเหตุที่ตรวจได้ ไม่กลายเป็นปุ่มให้ข้ามทุกครั้ง และสถานะจับคู่ผ่านก็ไม่ทดแทนการตรวจคุณภาพสินค้าหรืออำนาจอนุมัติ
ทดสอบทั้งส่งบางส่วนและแก้เอกสาร
ใช้ข้อมูลจำลองทดลองรับของหลายครั้งในใบสั่งซื้อเดียว ใบแจ้งหนี้ที่อ้างรายการรับคนละชุด และรายการรับที่ต้องแก้ไขตามข้อเท็จจริง ตรวจว่าทีมเห็นจำนวนที่นำมาจับคู่และเรื่องค้างได้ชัดหรือไม่ บันทึกผลที่คาดหวังก่อนเริ่มทดสอบ แล้วติดตามผลปลายทางหลังอนุมัติด้วย ไม่ทดสอบเฉพาะกรณีที่เลขทุกช่องตรงกัน และไม่แก้เอกสารจริงย้อนหลังเพื่อทำให้ผลทดสอบดูผ่าน
เตรียมตัวอย่างกระบวนการก่อนเลือกการตั้งค่า
เมื่อติดต่อ Chawinnix เรื่องระบบบัญชีหรือ ERP ให้เตรียมตัวอย่างเอกสารที่ปิดข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว วิธีรับของขององค์กร และประเภทข้อยกเว้นที่พบจริง ขอให้ข้อเสนอแสดงเส้นทางตั้งแต่รับข้อมูลจนตรวจผลต่างและอนุมัติ พร้อมผู้รับผิดชอบแต่ละจุด การเทียบสามทางช่วยจัดระเบียบการตรวจ แต่ไม่รับประกันว่าจะพบข้อผิดพลาดทั้งหมด และไม่ใช่คำรับรองความถูกต้องทางภาษีของเอกสาร
