อีเมลขอเปลี่ยนบัญชีคู่ค้า ตรวจอย่างไรก่อนแก้ข้อมูลผู้ขาย
คำขอที่ดูคุ้นเคยยังต้องผ่านขั้นตอน
อีเมลแจ้งเปลี่ยนบัญชีรับเงินอาจใช้ชื่อคู่ค้าที่ทีมงานรู้จักและอ้างถึงใบแจ้งหนี้ที่กำลังจะครบกำหนด จึงควรมีขั้นตอนตรวจคำขอประเภทนี้แยกจากการรับอีเมลทั่วไป ไม่ให้ความเร่งด่วนหรือการคุยต่อในหัวข้อเดิมเป็นเหตุข้ามการยืนยัน เป้าหมายของกระบวนการคือรู้ว่าผู้มีสิทธิของคู่ค้าขอเปลี่ยนข้อมูลจริงก่อนนำข้อมูลใหม่ไปใช้
ยืนยันผ่านช่องทางที่ไม่มาจากคำขอฉบับนั้น
FBI แนะนำให้ตรวจยืนยันคำขอเปลี่ยนเลขบัญชีหรือขั้นตอนชำระเงิน และไม่ใช้หมายเลขติดต่อที่ผู้ส่งน่าสงสัยให้มาเป็นหลักฐานยืนยันตัวเอง องค์กรจึงควรใช้ข้อมูลติดต่อคู่ค้าที่ตรวจไว้ก่อนหน้า หรือค้นช่องทางทางการอย่างอิสระ หากโทรไม่ติดหรือคำตอบไม่ตรง ให้ค้างคำขอเพื่อสอบทานตามขั้นตอน แทนการตอบกลับอีเมลเดิมแล้วถือว่ายืนยันสำเร็จ
แยกการรับคำขอ การตรวจ และการอนุมัติ
กำหนดว่าใครรับเอกสาร ใครติดต่อยืนยัน และใครอนุมัติให้เปลี่ยนทะเบียนผู้ขายตามขนาดทีม ผู้ตรวจควรเห็นทั้งข้อมูลเดิมและข้อมูลใหม่ รวมถึงเหตุผลและวันที่ต้องการให้มีผล ไม่ส่งต่อเฉพาะภาพเลขบัญชีที่ถูกตัดบริบท หากทีมมีคนน้อย ให้กำหนดผู้ทบทวนที่เหมาะสมและวิธีจัดการเมื่อคนหลักไม่อยู่ ไม่ปล่อยให้คำขอด่วนเปลี่ยนขั้นตอนโดยไม่มีผู้รับผิดชอบ
เก็บสถานะให้ระบบจ่ายเงินใช้ข้อมูลที่อนุมัติแล้ว
แยกสถานะรอเอกสาร รอยืนยัน อนุมัติ และไม่อนุมัติไว้ในบันทึก อย่าแทนที่ข้อมูลเดิมทันทีที่รับคำขอ ตัวอย่างสมมติคือมีใบแจ้งหนี้สองฉบับค้างจ่าย แต่คู่ค้าระบุวันที่เริ่มใช้บัญชีใหม่ ให้ผู้รับผิดชอบยืนยันว่าการเปลี่ยนมีผลกับรายการใดก่อนแก้ข้อมูล เพื่อไม่ให้แต่ละฝ่ายตีความต่างกัน เก็บประวัติผู้แก้ วันเวลา และหลักฐานที่ใช้ประกอบ
ซ้อมกรณีผิดปกติก่อนเกิดเหตุจริง
ลองให้ทีมตอบสถานการณ์ เช่น ผู้ขอให้คุยเฉพาะอีเมล ผู้ยืนยันเปลี่ยนเบอร์พร้อมบัญชี หรือคำขออ้างผู้บริหารให้รีบจ่าย กำหนดช่องทางส่งต่อผู้รับผิดชอบความปลอดภัยและการเงินไว้ล่วงหน้า หากสงสัยว่าโอนไปผิดแล้ว ให้ติดต่อธนาคารผ่านช่องทางทางการโดยเร็วและประสานทีมรับเหตุ เก็บอีเมลต้นฉบับไว้ ไม่ลบหรือส่งต่อข้อมูลละเอียดในกลุ่มที่ไม่เกี่ยวข้อง
เชื่อมมาตรการไอทีกับงานจริงของฝ่ายบัญชี
Chawinnix มีบริการความปลอดภัยไอทีและวางระบบองค์กร สามารถนำขั้นตอนนี้ไปหารือเรื่องสิทธิ์แก้ทะเบียนผู้ขาย การแจ้งเตือน และบันทึกการอนุมัติให้เหมาะกับระบบที่ใช้อยู่ได้ การเปิด MFA ช่วยดูแลบัญชี แต่ไม่ควรถูกใช้แทนการยืนยันว่าคำขอธุรกิจได้รับอนุมัติจริง กระบวนการที่ดีต้องทำได้ในวันงานยุ่งและตรวจย้อนหลังได้ โดยไม่รับประกันว่าจะป้องกันการทุจริตได้ทุกกรณี
