รหัสสินค้าเลขศูนย์หายก่อนเข้า ERP แก้รูปแบบเซลล์พอไหม
รหัสที่ดูเป็นเลข อาจไม่ใช่จำนวน
สมมติรหัสสินค้าต้นทางคือ 00127 แต่เมื่อเปิดไฟล์แล้วบันทึกต่อ เหลือ 127 หาก ERP มีรหัส 127 อยู่จริง การนำเข้าอาจสำเร็จแต่ผูกผิดสินค้า คำตอบจึงไม่ใช่เติมศูนย์ให้หน้าตากลับมาอย่างเดียว ต้องรักษาค่ารหัสเดิมตั้งแต่ต้นทางจนถึงระบบปลายทาง และยืนยันว่าศูนย์มีความหมายตามกติกาของกิจการ
กำหนดคอลัมน์รหัสสินค้า รหัสลูกค้า หรือเลขอ้างอิงให้เป็นข้อความเมื่อมีหน้าที่ระบุตัวตน ส่วนจำนวนสินค้าและยอดเงินยังต้องใช้ชนิดข้อมูลที่คำนวณได้ ไม่แปลงทั้งไฟล์เป็นข้อความโดยไม่แยกหน้าที่ ควรมีเจ้าของข้อมูลยืนยันความยาว อักขระที่ยอมรับ และความต่างระหว่างค่าว่างกับเลขศูนย์
การจัดหน้าตาไม่เท่ากับรักษาค่าจริง
Microsoft ระบุว่า Excel อาจตัดศูนย์นำหน้าและมีความแม่นยำตัวเลขสูงสุด 15 หลักนัยสำคัญ รหัสยาวจึงควรเก็บเป็นข้อความตั้งแต่ก่อนแปลง ไม่ใช้รูปแบบเลขยาวหรือ scientific notation เป็นหลักฐานว่ารหัสครบ การเปลี่ยนเซลล์เป็น Text หลังข้อมูลเสียไปแล้วไม่ทำให้ตัวเลขเดิมกลับมา
หากรู้จากกติกาที่อนุมัติว่าทุกรหัสยาวเท่ากัน อาจมีวิธีแปลงเพื่อเติมศูนย์ได้ แต่ห้ามเดาจากตัวอย่างไม่กี่แถว สมมติมีทั้งรหัส 00127 และ 127 ที่เป็นคนละรายการ การเติมศูนย์ทุกค่าให้ยาวห้าหลักจะสร้างการชนกัน ควรย้อนเทียบไฟล์ต้นฉบับหรือทะเบียนรหัสที่เชื่อถือได้ก่อนแก้
กำหนดชนิดข้อมูลก่อนโหลดและตรวจขั้นตอนย้อนหลัง
สำหรับ Excel ที่รองรับ Power Query ให้เริ่มจาก Data และ From Text/CSV แล้วเข้าแก้การแปลง กำหนดคอลัมน์รหัสเป็น Text และตรวจ Applied Steps ว่ามีการเปลี่ยนเป็นตัวเลขก่อนหน้านั้นหรือไม่ ต้องแก้ที่ขั้นตอนที่ทำให้ข้อมูลหายและโหลดใหม่จากไฟล์ดิบ ชื่อเมนูอาจต่างตามรุ่น ส่วน ERP แต่ละตัวต้องตรวจการตั้งค่าตัวนำเข้าของตนเอง
เก็บไฟล์ดิบเป็นสำเนาอ่านอย่างเดียวก่อนทดลอง แล้วตรวจไฟล์ที่ส่งออกด้วยเครื่องมืออ่านข้อความที่ไม่แปลงค่าอัตโนมัติสำหรับไฟล์ CSV อย่าอาศัยการดับเบิลคลิกกลับเข้า Excel อย่างเดียว เพราะอาจเห็นค่าที่โปรแกรมแปลงใหม่อีกครั้ง ถ้าระบบปลายทางยังตีความเป็นตัวเลข การแก้ฝั่ง Excel เพียงจุดเดียวก็ยังไม่พอ
ตรวจรหัสที่ผูก ไม่ใช่เพียงจำนวนแถว
ทำชุดทดสอบที่มีศูนย์นำหน้า รหัสยาว รหัสตัวอักษรปนเลข ค่าว่าง และคู่รหัสที่ต่างกันเฉพาะศูนย์ แล้วเทียบค่ากับทะเบียนอ้างอิงทั้งหลังแปลง หลังส่งออก และหลังนำเข้า ตรวจว่าสินค้า ชื่อ และรายการที่ผูกตามรหัสตรงกัน จำนวนแถวและยอดเงินรวมที่เท่ากันยังไม่พิสูจน์ว่าจับคู่ถูก
ถ้าผิดแล้วให้หยุดชุดนำเข้าที่เกี่ยวข้อง เก็บไฟล์และรายงานผลไว้ ตรวจว่ารายการถูกนำไปขายหรือบันทึกบัญชีต่อแล้วหรือไม่ก่อนแก้หรือรันซ้ำ เมื่อนำโจทย์ไปคุยกับ Chawinnix ให้ส่งตัวอย่างที่ตัดข้อมูลลับพร้อมกติกาของรหัสและค่าที่คาดหวัง เพื่อวางการตรวจรับการเชื่อม ERP ให้พิสูจน์ค่าจริงได้
