ซื้อสินค้าเป็นลังแต่ขายเป็นชิ้น เตรียมหน่วยสินค้าใน ERP อย่างไร
ชื่อสินค้าตรงกัน แต่ยอดสต็อกอาจคนละความหมาย
กิจการที่ซื้อสินค้าเป็นลังและขายเป็นชิ้นต้องตกลงความหมายของจำนวนก่อนเชื่อมข้อมูลเข้าระบบ ERP หากช่องจำนวนส่งเพียงเลข 2 โดยไม่บอกหน่วย ผู้รับข้อมูลยังไม่รู้ว่าเป็นสองลังหรือสองชิ้น ปัญหานี้ต่างจากการส่งธุรกรรมซ้ำ เพราะแม้ส่งเพียงครั้งเดียวก็อาจบันทึกผิดปริมาณได้ จึงควรจัดข้อมูลหลักสินค้าให้ทุกฝ่ายใช้คำจำกัดความเดียวกันก่อนทดสอบงานซื้อ ขาย และคลัง
ระบุสินค้าให้ชัดก่อนกำหนดหน่วย
ทำรายการรหัสสินค้า ชื่อ รุ่นหรือขนาดที่แยกขาย และหน่วยที่แต่ละฝ่ายใช้จริง อย่าใช้ชื่อคล้ายกันเป็นเหตุรวมสินค้าเข้ารหัสเดียวโดยทันที Microsoft อธิบายว่าข้อมูลสินค้ามีทั้งตัวระบุ รายละเอียด คุณลักษณะ และหน่วยพร้อมการแปลง แนวทางนี้ช่วยตั้งคำถามกับระบบที่เลือกใช้ ไม่ได้แปลว่าซอฟต์แวร์ทุกตัวมีโครงสร้างเหมือนกัน หรือว่าบริษัทจำเป็นต้องใช้ผลิตภัณฑ์ใดผลิตภัณฑ์หนึ่ง
เขียนอัตราแปลงเป็นกติกาของสินค้าจริง
ตัวอย่างสมมติ สินค้า ก หนึ่งลังมี 12 ชิ้น รับเข้าสองลังจึงเท่ากับ 24 ชิ้น หากขายออก 5 ชิ้นและไม่มีรายการอื่น จะเหลือ 19 ชิ้น ตัวเลขนี้ใช้ได้เมื่อขนาดบรรจุนั้นถูกต้องเท่านั้น สินค้าอีกชนิดหรือรุ่นบรรจุใหม่อาจมีจำนวนต่อหนึ่งลังต่างกัน จึงไม่ควรตั้งว่าคำว่าลังเท่ากับ 12 ชิ้นสำหรับทุกรายการ ขอให้เจ้าของสินค้ายืนยันอัตราจากข้อมูลจริงและระบุหน่วยในเอกสารเสมอ
กำหนดคนแก้และผลต่อข้อมูลเก่า
ตกลงว่าใครขอเพิ่มรหัส ใครตรวจหน่วย ใครอนุมัติอัตราแปลง และระบบใดเป็นต้นทางข้อมูลที่ยืนยันแล้ว ถ้าขนาดบรรจุเปลี่ยน ให้ถามผู้ดูแลว่าจะใช้รหัสหรือรุ่นใหม่อย่างไร และรายการเก่าจะยังอ่านด้วยความหมายเดิมหรือไม่ อย่าแก้อัตราทับเพื่อให้ยอดวันนี้ตรงโดยไม่ตรวจผลย้อนหลัง สำหรับสินค้าที่มีเศษหน่วย ต้องกำหนดการปัดและตรวจว่ากระบวนการจริงรองรับหรือไม่ คู่มือ Microsoft แสดงว่ากฎแปลงและความละเอียดทศนิยมเป็นข้อมูลที่ต้องตั้งค่า
ทดสอบให้เห็นยอดตั้งแต่รับเข้าจนคืนสินค้า
ใช้ข้อมูลจำลองทดสอบรับเป็นลัง ขายเป็นชิ้น คืนบางส่วน และรายการที่ใช้ขนาดบรรจุอีกแบบ ให้ฝ่ายขาย คลัง และบัญชีตรวจยอดเดียวกันพร้อมหน่วย ไม่ดูเพียงยอดรวมท้ายรายงานที่อาจแสดงคนละหน่วย กรณีตัวอย่างข้างต้น ถ้ามีการคืนสินค้าที่ขายไป 2 ชิ้นและรับกลับเข้าสต็อกได้ครบ ยอดจะเป็น 21 ชิ้น บันทึกทั้งผลที่คาดหวังและผลจริง รวมถึงขั้นตอนอนุมัติคืนที่ระบบใช้อยู่
เตรียมตารางเล็กที่ตรวจได้ก่อนขยายทั้งคลัง
เลือกสินค้าตัวแทนที่มีปัญหาหน่วยต่างกันมาทำตาราง รหัส หน่วยซื้อ หน่วยขาย หน่วยสต็อก อัตราแปลง และผู้ยืนยัน แล้วนำไปหารือ Chawinnix ตามบริการวางระบบบัญชี ERP และระบบธุรกิจ ไม่จำเป็นต้องส่งฐานข้อมูลลูกค้าจริงในขั้นเริ่มต้น ขอให้เกณฑ์รับงานครอบคลุมการแสดงหน่วย การแปลง และประวัติการแก้ไข การมีรหัสครบไม่ได้แทนการตรวจว่าจำนวนสินค้าในแต่ละงานหมายถึงสิ่งเดียวกัน
