กระทบยอดธนาคารในระบบบัญชี ต้องตรวจอะไรก่อนปิดงวด
ข้อมูลเข้าระบบแล้วไม่ได้แปลว่ากระทบยอดเสร็จ
กิจการที่ใช้ระบบบัญชีออนไลน์อาจเห็นรายการธนาคารไหลเข้าหน้าจอทุกวัน แต่การนำเข้าข้อมูลกับการยืนยันว่ารายการตรงกับบัญชีเป็นคนละขั้นตอน ก่อนปิดงวดควรกำหนดว่าใครตรวจความครบถ้วน ใครติดตามรายการที่ไม่ตรง และใครทบทวนผล ไม่ใช้จำนวนรายการที่นำเข้าสำเร็จเป็นหลักฐานเพียงอย่างเดียวว่าปิดงานธนาคารได้แล้ว
เริ่มจากบัญชีและช่วงเวลาที่ถูกต้อง
เตรียมรายการเดินบัญชีจากธนาคารสำหรับบัญชีและช่วงเวลาที่ต้องการตรวจ พร้อมระบุสกุลเงินและวันตัดข้อมูลให้ชัด แนวคิดการกระทบยอดตามช่วงเวลาที่ Xero อธิบายคือการเทียบรายการเดินบัญชีกับข้อมูลในระบบและตรวจข้อแตกต่าง บทความของผู้พัฒนากล่าวถึงคุณสมบัติในบางตลาด จึงใช้เป็นหลักคิด ไม่ใช่คำยืนยันว่าโปรแกรมหรือแพ็กเกจที่กิจการไทยใช้อยู่มีเมนูเดียวกัน
ตรวจช่องว่างของข้อมูลก่อนเริ่มจับคู่
ทำบันทึกว่ารับข้อมูลผ่านการเชื่อมต่อธนาคารหรือไฟล์นำเข้าเมื่อใด และครอบคลุมถึงวันไหน หากเคยยกเลิกแล้วเชื่อมต่อใหม่ ให้ตรวจช่วงรอยต่อกับเอกสารธนาคาร ตัวอย่างสมมติคือไฟล์ที่เจ้าหน้าที่นำเข้าเองทับช่วงวันที่ระบบเชื่อมต่อดึงมาแล้ว ให้แยกรายการที่สงสัยไว้ตรวจต้นทางก่อนลบหรือแก้ข้อมูล และอย่าถือว่าวันที่ไม่มีรายการบนหน้าจอหมายถึงไม่มีธุรกรรมแน่นอน
ยอดเท่ากันยังต้องตรวจว่าเป็นรายการเดียวกัน
เวลาจับคู่ ให้พิจารณาวันที่ คู่ค้า เลขอ้างอิง และเอกสารประกอบร่วมกับยอดเงิน เช่น มีลูกค้าสองรายโอนจำนวนเท่ากัน หรือหนึ่งยอดรับรวมหลายใบแจ้งหนี้ ควรให้ผู้ดูแลบัญชีตรวจความสัมพันธ์จริง ไม่อนุมัติทุกคำแนะนำของระบบโดยอัตโนมัติ รายการคืนเงิน ค่าธรรมเนียม หรือความต่างของเวลาบันทึกควรมีคำอธิบายและหลักฐาน ไม่ตั้งรายการปรับปรุงเพียงเพื่อทำให้ผลต่างเป็นศูนย์
ทำรายการค้างที่มีเจ้าของและหลักฐานติดตาม
แยกสิ่งที่ยังไม่ตรงเป็นรายการสั้น ๆ ระบุวันที่ จำนวนเงิน เหตุที่ยังไม่ยืนยัน ผู้รับผิดชอบ และเอกสารที่รอ โดยเก็บข้อมูลละเอียดในพื้นที่ที่จำกัดสิทธิ์ หากต้องแก้รายการ ให้ผู้รับผิดชอบบัญชีพิจารณาวิธีบันทึกและเก็บเหตุผลการแก้ เพื่อให้ผู้ทบทวนตามกลับได้ การส่งยอดคงเหลือผ่านแชตเพียงตัวเลขเดียวทำให้มองไม่เห็นว่ายังมีรายการใดรอคำตอบ
ปิดรอบตรวจพร้อมเก็บรายงานฉบับที่ใช้จริง
เมื่อผู้รับผิดชอบทบทวนแล้ว ให้เก็บรายงานผล ช่วงเวลาที่ตรวจ วันเวลาส่งออก และรายการค้างที่ยังต้องติดตาม พร้อมกำหนดวิธีรับเรื่องหากข้อมูลมาภายหลัง Chawinnix มีบริการระบบบัญชี ERP และ Cloud Accounting ผู้สนใจวางขั้นตอนกระทบยอดสามารถนำแผนผังงานและตัวอย่างข้อมูลที่ปกปิดข้อมูลอ่อนไหวมาหารือผ่านช่องทางบริษัท เพื่อประเมินการตั้งค่าตามระบบจริง โดยไม่ถือว่าการติดตั้งโปรแกรมแทนการตรวจของผู้ทำบัญชีได้ทั้งหมด
