ให้ AI อ่านใบแจ้งหนี้ ต้องตรวจช่องไหนก่อนส่งเข้าระบบบัญชี
อ่านตัวหนังสือได้ ยังไม่เท่ากับพร้อมบันทึก
ก่อนให้ AI อ่านใบแจ้งหนี้แล้วส่งต่อระบบบัญชี ควรแยกสามขั้นคืออ่านข้อความ จับข้อความเข้าช่องข้อมูล และอนุมัติรายการ การอ่านยอดเงินได้ไม่ได้ยืนยันว่าเป็นยอดที่ต้องบันทึกหรือคู่ค้าที่ถูกต้อง ทีมบัญชีจึงควรกำหนดจุดตรวจร่วมกับผู้วางระบบก่อนเปิดใช้กับเอกสารจริง
เริ่มจากช่องที่ผิดแล้วกระทบงานต่อ
ทำรายชื่อช่องที่งานต้องใช้ เช่น ชื่อคู่ค้า เลขเอกสาร วันที่ สกุลเงิน ยอดรายการและยอดรวม แล้วระบุว่าต้นฉบับส่วนใดเป็นแหล่งเทียบ ตัวอย่างสมมติคือเอกสารมีทั้งวันที่ออกกับวันครบกำหนด หากระบบเลือกผิดช่อง แม้อ่านตัวเลขทุกตัวถูก งานปลายทางก็ยังผิดได้ จึงต้องตรวจทั้งข้อความและความหมายของช่อง
ใช้ค่าความมั่นใจเป็นสัญญาณให้ตรวจ
Microsoft อธิบายว่าค่าความมั่นใจของผลสกัดข้อมูลใช้ช่วยเลือกว่าจะรับผลหรือส่งให้คนตรวจได้ และแนะนำให้มีการทบทวนโดยคนในงานสำคัญ สำหรับการออกแบบของบริษัท ควรกำหนดวิธีจัดการตามความสำคัญของแต่ละช่องร่วมกับผลทดสอบ ไม่ใช้คะแนนเฉลี่ยทั้งเอกสารแทนการตรวจยอดสำคัญ หรือถือว่าคะแนนสูงเท่ากับอนุมัติจ่ายเงินแล้ว
สร้างคิวข้อยกเว้นที่ย้อนกลับไปเห็นต้นฉบับ
รายการที่ต้องตรวจควรแสดงไฟล์ต้นทาง ช่องที่สงสัย ค่าที่ระบบอ่านและเหตุที่ส่งตรวจ ให้ผู้รับผิดชอบแก้หรือยืนยันโดยเก็บประวัติไว้ ถ้าอ่านไม่ได้ให้แสดงว่าไม่พบหรือรอตรวจ ไม่เติมค่าศูนย์หรือเดาจากเอกสารก่อนหน้าเพื่อให้ส่งต่อได้ การค้างตรวจที่เห็นชัดดีกว่าข้อมูลผิดที่ดูเหมือนสมบูรณ์
ทดสอบเอกสารหลายแบบก่อนกำหนดเกณฑ์
ชุดทดสอบควรมีรูปแบบจากคู่ค้าหลายกลุ่ม เอกสารหลายหน้าและภาพที่คุณภาพต่างกัน โดยใช้ข้อมูลจำลองหรือข้อมูลที่ได้รับอนุญาต ตรวจผลรายช่องเทียบคำตอบที่คนตรวจไว้ แล้วนับชนิดความผิดและเวลาที่ต้องแก้ ไม่รายงานเพียงจำนวนไฟล์ที่ระบบอ่านจบ เมื่อเปลี่ยนแบบเอกสารหรือวิธีอ่าน ให้ทดสอบจุดเดิมซ้ำก่อนขยายงาน
ตกลงทางส่งต่อกับผู้อนุมัติให้ชัด
ก่อนเชื่อมเข้าบัญชี กำหนดสถานะว่ารายการใดเป็นร่าง รายการใดตรวจแล้ว และใครมีสิทธิ์อนุมัติขั้นถัดไป อย่าให้คำว่าอ่านสำเร็จทำหน้าที่แทนขั้นตอนอนุมัติขององค์กร Chawinnix มีบริการ AI และระบบบัญชี ผู้สนใจสามารถนำรายการช่อง ตัวอย่างจำลองและปัญหาที่พบไปหารือ เพื่อกำหนดขอบเขตทดลองโดยไม่ส่งข้อมูลคู่ค้าจริงในช่องทางที่ยังไม่ยืนยัน
