วางระบบบัญชีให้พร้อมรับการเติบโตและการตรวจสอบ
ระบบบัญชีที่ดีไม่ได้มีไว้เพื่อยื่นงบการเงินเท่านั้น แต่เป็นแหล่งข้อมูลที่ผู้บริหารใช้ตัดสินใจได้จริง หลายองค์กรพบว่าตัวเลขที่ได้มาช้าเกินกว่าจะใช้ประโยชน์ หรือได้มาแล้วก็ยังไม่กล้าเชื่อ บทความนี้สรุปแนวทางจัดระบบให้ข้อมูลเชื่อถือได้และพร้อมรับการตรวจสอบไปพร้อมกัน
สัญญาณว่าระบบบัญชีเริ่มตามธุรกิจไม่ทัน
- รู้กำไรขาดทุนของเดือนที่แล้วเมื่อผ่านไปแล้วเกือบสองเดือน
- ต้องรอฝ่ายบัญชีรวบรวมหลายวันกว่าจะตอบคำถามง่าย ๆ ได้
- ตัวเลขยอดขายจากฝ่ายขายกับจากบัญชีไม่ตรงกันเป็นประจำ
- ไม่รู้ว่าสินค้าหรือบริการตัวไหนทำกำไรจริง
- ค้นเอกสารย้อนหลังแล้วหาไม่เจอ หรือใช้เวลานานเกินควร
อาการเหล่านี้มักไม่ได้เกิดจากความสามารถของทีมบัญชี แต่เกิดจากโครงสร้างข้อมูลและกระบวนการที่ไม่ได้ออกแบบไว้ตั้งแต่ต้น
1. แยกเงินธุรกิจออกจากเงินส่วนตัวให้เด็ดขาด
ข้อนี้ฟังดูพื้นฐาน แต่เป็นต้นเหตุของปัญหาจำนวนมากในธุรกิจที่เติบโตมาจากกิจการเจ้าของคนเดียว เมื่อรายการส่วนตัวปนอยู่ในบัญชีธุรกิจ งบการเงินจะไม่สะท้อนผลประกอบการจริง และเมื่อถูกตรวจสอบก็อธิบายได้ยาก
แนวทางที่ควรทำคือใช้บัญชีธนาคารแยกกัน กำหนดวิธีเบิกเงินของผู้ถือหุ้นให้ชัดเจนและบันทึกให้ถูกประเภท
2. ผังบัญชีควรสะท้อนธุรกิจจริง
ผังบัญชีมาตรฐานที่ได้มาพร้อมโปรแกรมมักไม่ตรงกับลักษณะธุรกิจ ผลคือรายการจำนวนมากไปกองอยู่ในบัญชี "ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ" ซึ่งไม่ช่วยให้ตัดสินใจอะไรได้
การออกแบบผังบัญชีควรเริ่มจากคำถามที่ผู้บริหารอยากตอบให้ได้ เช่น ต้นทุนของแต่ละสายบริการเป็นเท่าไร ค่าใช้จ่ายการตลาดต่อช่องทางคุ้มหรือไม่ แล้วจึงกำหนดบัญชีย่อยหรือมิติเพิ่มเติมให้รองรับคำถามเหล่านั้น
ข้อควรระวังคืออย่าละเอียดเกินจนทีมบันทึกผิดพลาดบ่อย ความละเอียดที่เหมาะสมคือระดับที่ยังบันทึกได้ถูกต้องสม่ำเสมอ
3. เอกสารต้องครบตั้งแต่ต้นทาง
ปัญหาที่พบตอนตรวจสอบเกือบทั้งหมดย้อนกลับไปที่ต้นทาง คือเอกสารไม่ครบตั้งแต่ตอนเกิดรายการ การไล่เก็บย้อนหลังเมื่อผ่านไปหลายเดือนทำได้ยากและบางครั้งทำไม่ได้เลย
สิ่งที่ช่วยได้มากคือกำหนดให้ชัดว่ารายการแต่ละประเภทต้องมีเอกสารอะไรบ้าง ใครเป็นผู้จัดเก็บ และเก็บที่ไหน จากนั้นทำให้การส่งเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนเบิกจ่าย ไม่ใช่งานที่ค่อยตามทีหลัง
4. ปิดบัญชีให้เร็วพอจะใช้ตัดสินใจ
ข้อมูลที่มาช้าเกินไปมีค่าเท่ากับไม่มี เป้าหมายที่ใช้ได้จริงสำหรับธุรกิจขนาดกลางคือปิดบัญชีรายเดือนให้เสร็จภายในสองถึงสามสัปดาห์แรกของเดือนถัดไป
การจะไปถึงจุดนั้นต้องกระจายงานออกจากช่วงสิ้นเดือน เช่น กระทบยอดธนาคารทุกสัปดาห์แทนที่จะรอทำทีเดียว และกำหนดวันปิดรับเอกสารให้ทุกฝ่ายทราบล่วงหน้า
5. เตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบตั้งแต่วันปกติ
องค์กรที่เตรียมพร้อมดีไม่ได้ทำงานเพิ่มตอนถูกตรวจ แต่ทำงานให้ถูกตั้งแต่แรกจนไม่ต้องเตรียมอะไรมาก สิ่งที่ช่วยได้คือ
- เก็บเอกสารในระบบที่ค้นย้อนหลังได้ด้วยเลขที่รายการหรือคู่ค้า
- บันทึกเหตุผลของรายการที่ผิดปกติไว้ตั้งแต่ตอนบันทึก ไม่ใช่มาอธิบายทีหลัง
- กระทบยอดบัญชีสำคัญอย่างสม่ำเสมอ เช่น เงินสด ธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้าคงเหลือ
- เก็บหลักฐานการอนุมัติควบคู่กับรายการที่ต้องขออนุมัติ
เช็กลิสต์
- บัญชีธนาคารของธุรกิจแยกจากส่วนตัวแล้วหรือยัง
- ผังบัญชีตอบคำถามที่ผู้บริหารใช้ตัดสินใจได้หรือไม่
- รายการแต่ละประเภทมีข้อกำหนดเรื่องเอกสารที่ชัดเจนหรือยัง
- ปิดบัญชีรายเดือนเสร็จภายในกี่วัน และติดขัดที่ขั้นตอนใด
- กระทบยอดบัญชีสำคัญครบทุกเดือนหรือไม่
การปรับระบบบัญชีไม่จำเป็นต้องทำทีเดียวทั้งหมด การเลือกแก้จุดที่เป็นคอขวดที่สุดก่อน เช่น รอบปิดบัญชีหรือการจัดเก็บเอกสาร มักเห็นผลภายในไม่กี่เดือน และทำให้การปรับขั้นถัดไปง่ายขึ้นตามมา